Posteingang & E-Mails
Gescannte Post und E-Mails sichten, erfassen, zuordnen und beantworten. Fristen werden überwacht.
Büroservice für Handwerksbetriebe · Raum Geilenkirchen / Kreis Heinsberg
Sie machen das Handwerk.
Ich mache das Büro.
Post scannen, abschicken, fertig. Schmitz Backoffice übernimmt Posteingang, Rechnungen, Zahlungsabgleich, Mahnwesen und Termine für Betriebe bis 15 Mitarbeiter – digital, verlässlich und teilautomatisiert: Routine läuft im Hintergrund, Ihre Anliegen bekommen die volle Aufmerksamkeit.
- Post einmal am Tag scannen
- Feste Monatspakete
- Persönlicher Ansprechpartner
Posteingang heute
Beispielhafte Darstellung
- Brief: Rechnung HolzhandelEingangsrechnung prüfenEingang
- E-Mail: TerminanfrageTermin bestätigenEingang
- ZahlungseingangMit offenen Rechnungen abgleichenEingang
- Angebot DachsanierungFreundlich nachfassenEingang
- Belege OktoberFür den Steuerberater vorbereitenEingang
Gemacht für inhabergeführte Handwerksbetriebe bis 15 Mitarbeiter
- Tischlerei
- Elektro
- Dachdecker
- SHK
- KFZ-Werkstatt
- Garten- & Landschaftsbau
- und weitere Gewerke
Kennen Sie das?
Tagsüber auf der Baustelle.
Abends am Schreibtisch.
- Der Briefstapel wächst, während Sie beim Kunden sind.
- Rechnungen gehen zu spät raus – und damit auch das Geld später rein.
- Angebote verlaufen im Sand, weil niemand nachfasst.
- Vor dem Termin beim Steuerberater wird es hektisch.
So funktioniert's
In vier Schritten zum aufgeräumten Büro
Sie übergeben die Büroarbeit digital – ich kümmere mich um den Rest und halte Sie auf dem Laufenden.
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1
Kennenlernen
Im Erstgespräch klären wir, welche Aufgaben anfallen, welche Programme Sie nutzen und welches Paket passt.
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2
Post digital übergeben
Sie scannen Ihre Briefpost einmal am Tag, wann es Ihnen passt – zum Beispiel abends. Was bis 8 Uhr morgens bei mir ist, erledige ich am selben Tag. Mehr ist nicht nötig.
-
3
Ich bearbeite
Teilautomatisierte Abläufe erfassen und sortieren Ihre Post in Minuten. Ich prüfe, entscheide und erledige jeden Vorgang – nach Ihren Vorgaben.
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4
Sie behalten den Überblick
Je nach Paket bekommen Sie Tagesstatus, Wochenbericht oder Monatsreport – und entscheiden nur noch, wo es wirklich nötig ist.
Ihre Checklisten
So sehen Ihre Checklisten aus
Nach meinem Besuch bekommen Sie alles, was Sie noch tun müssen, als übersichtliche Checkliste – mit Zeitangabe und einer Anleitung zu jedem Punkt. So wissen Sie immer, was als Nächstes dran ist.
SchmitzBackoffice
Einmalig
Ihre Aufgaben zum Start
- Vertrag und AVV unterschreiben5 Min.
- E-Mail-Weiterleitung einrichten10 Min.
- Scan-App aufs Handy und Ordner annehmen10 Min.
- Kunden- und Preisliste schicken20 Min.
- Letzte Rechnung und Logo schicken10 Min.
- Zugänge sicher per Einmal-Link übergeben5 Min.
Zu jedem Punkt gibt es eine kurze Anleitung.
SchmitzBackoffice
Jeden Tag
Ihr Tagesablauf
- Post einmal am Tag scannen – z. B. abends2 Min.
- Bis 8 Uhr morgens ist alles bei mir✓
- Rückfragen kurz mit „ok“ oder einem Satz beantworten1 Min.
- Status lesen: erledigt, offen, Rückfragen2 Min.
Mehr ist im Alltag nicht zu tun.
SchmitzBackoffice
Erste Woche
Die Testwoche
- Montag: erste gescannte Post bis 8 UhrMo
- Normalbetrieb – Rückfragen kurz beantwortenDi–Do
- 15-Minuten-Gespräch: Was läuft gut, was passen wir an?Fr
Danach läuft Ihr Büro im festen Rhythmus.
Erklärvideo
In einer Minute erklärt
Ich komme zu Ihnen, wir richten alles gemeinsam ein – und Sie scannen nur noch einmal am Tag Ihre Post. Mit Ton und Untertiteln.
Leistungen
Was ich Ihnen abnehme
Der Umfang richtet sich nach Ihrem Paket. Was genau dazugehört, sehen Sie weiter unten bei den Paketen.
Rechnungen
Ausgangsrechnungen nach Ihren Vorgaben schreiben und Eingangsrechnungen prüfen und zur Zahlung vorbereiten.
Zahlungsabgleich & Erinnerungen
Zahlungseingänge prüfen, mit offenen Posten abgleichen und freundlich an fällige Rechnungen erinnern.
Angebote nachfassen
Angebote erstellen und offen gebliebene Angebote rechtzeitig und höflich nachfassen.
Mahnwesen
Strukturiertes Mahnwesen in drei Stufen – konsequent, aber im Ton Ihres Betriebs.
Termine
Terminverwaltung und Terminbestätigungen, damit Kunden und Mitarbeiter wissen, wann es losgeht.
Belege für den Steuerberater
Belege sortiert und vorkontiert vorbereiten und an Ihren Steuerberater übergeben.
Berichte & Überblick
Tagesstatus, Wochenbericht oder Monatsreport mit Kennzahlen – je nach Paket.
Paketfinder
Welches Paket passt zu Ihrem Betrieb?
Drei Regler, ein paar Häkchen – die Empfehlung erscheint sofort. Die Regeln dahinter stehen direkt daneben, ganz ohne Blackbox.
Empfehlung
Basis
So rechnet der Paketfinder
Jede Angabe ergibt eine Mindeststufe, empfohlen wird die höchste davon:
- Mitarbeiter: 1 → Starter · 2–5 → Basis · 6–10 → Pro · 11–15 → Premium
- Rechnungen/Monat: bis 10 → Starter · bis 30 → Basis · bis 60 → Pro · darüber → Premium
- Briefe/Woche: bis 5 → Starter · bis 20 → Basis · bis 40 → Pro · darüber → Premium
- Angebote, Mahnwesen, Termine: mindestens Pro
- Steuerberater-Übergabe, Rückrufservice, Büro komplett: Premium
Die Empfehlung ist eine Orientierung. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, was wirklich passt.
Pakete
Feste Monatspreise. Klares Stundenkontingent.
Vier Pakete für unterschiedliche Betriebsgrößen. Ihre Empfehlung aus dem Paketfinder ist markiert.
Alle Preise sind Nettopreise, es kommt nichts hinzu.
Starter
Solo-Handwerker und Kleingewerbe mit wenig Papierkram
229 €/ Monat
5 Std. Kontingent
- Posteingang 2× pro Woche sichten und beantworten
- Gescannte Post erfassen und zuordnen
- Bis 10 Ausgangsrechnungen pro Monat
- Zahlungseingänge prüfen
- Monatsübersicht per E-Mail
Basis
Betriebe mit 2–5 Mitarbeitern und täglicher Post
449 €/ Monat
10 Std. Kontingent
- Tägliche Bearbeitung von Posteingang und E-Mails
- Gescannte Post erfassen, klassifizieren, Fristen überwachen
- Ausgangsrechnungen nach Ihren Vorgaben
- Zahlungsabgleich und freundliche Zahlungserinnerungen
- Stammdatenpflege
- Tagesstatus per E-Mail
Pro
Handwerksbetriebe mit 5–10 Mitarbeitern
849 €/ Monat
20 Std. Kontingent
- Alles aus Basis
- Angebote erstellen und nachfassen
- Mahnwesen in drei Stufen
- Eingangsrechnungen prüfen und zur Zahlung vorbereiten
- Terminverwaltung und Terminbestätigungen
- Monatsreport mit Kennzahlen
Premium
Betriebe bis 15 Mitarbeiter, die das Büro komplett abgeben wollen
1.590 €/ Monat
40 Std. Kontingent
- Alles aus Pro
- Übergabe an den Steuerberater (vorkontierte Belege)
- Lieferanten- und Kundenkommunikation im Namen des Betriebs
- Rückruf bei verpassten Anrufen noch am selben Tag
- Wochenbericht und monatliches Strategiegespräch
- Rückmeldung am selben Werktag
Gründungsangebot für die ersten 5 Kunden: Einrichtung (sonst einmalig 149 €) entfällt, die ersten 3 Monate 15 % Rabatt auf den Paketpreis, 12 Monate Preisgarantie.
Zusatzstunden im Paket: 45 €/Std., nur nach Absprache. Einzelaufträge ohne Paket: 49 €/Std. Abrechnung im 15-Minuten-Takt, monatlich kündbar.
Alle Einzelleistungen ansehen
Tipp: Die meisten dieser Aufgaben stecken schon in den Paketen – mit festem Monatspreis, festem Ansprechpartner und günstigerem Stundensatz. Einzelleistungen lohnen sich nur, wenn Sie etwas Bestimmtes einmalig brauchen. Zum Paketvergleich
Rechnungen & Buchhaltung
- Rechnungsstellung & BuchhaltungsvorbereitungRechnungen erstellen, Belege vorsortieren, Zahlungseingänge abgleichen49 €/Std.
- Lieferantenrechnungen prüfenEingangsrechnungen erfassen, Skonto und Fälligkeit prüfen, Zahlungsliste zur Freigabe49 €/Std.
- Mahnwesen & ForderungenZahlungserinnerungen, Mahnungen, Telefonate mit säumigen Kunden49 €/Std.
- Belegvorbereitung für den SteuerberaterBelege sortieren, vorkontieren und digital übergeben149 €/Monat
- Zeiterfassung & LohnvorbereitungArbeitszeiten, Urlaub und Krankheit erfassen, Monatsmeldung ans Lohnbüro99 €/Monat
Kunden & Kommunikation
- E-Mail- & PosteingangPosteingang sichten, beantworten, Termine koordinieren49 €/Std.
- TerminvereinbarungKundentermine koordinieren, bestätigen und erinnern49 €/Std.
- Angebote & AufträgeAngebote erstellen und Aufträge anlegen49 €/Std.
- Angebote nachfassenOffene Angebote nach 3, 7 und 14 Tagen freundlich nachfassen49 €/Std.
- Kundenbewertungen einholenNach Auftragsabschluss um Bewertung bitten, Bewertungen beantworten69 €/Monat
- Social Media & Website (Basis)Beiträge einstellen, Öffnungszeiten und Referenzen aktuell halten49 €/Std.
- Postfach entrümpelnNewsletter und Werbemails abbestellen, Absender sperren49 €/Std.
Organisation & Ablage
- Digitale Ablage & ArchivierungOrdnerstruktur pflegen, Dokumente ablegen, Aufbewahrungsfristen im Blick69 €/Monat
- Fuhrpark & PrüffristenTÜV, UVV und Wartung im Blick, Termine organisieren49 €/Monat
- Verträge & VersicherungenAlle Verträge mit Kündigungsfristen erfassen, rechtzeitig erinnern199 € einmalig
- DatenpflegeKunden- und Lieferantendaten pflegen und bereinigen49 €/Std.
- Material & EinkaufBestellungen auslösen, Lieferungen nachverfolgen, Preise vergleichen49 €/Std.
Einrichtung einmalig 149 € (entfällt beim Gründungsangebot). Stundenleistungen werden im 15-Minuten-Takt abgerechnet. Alle Preise sind Nettopreise, es kommt nichts hinzu.
Zeitrechner
Wie viel Zeit sparen Sie?
Der Rechner arbeitet ausschließlich mit Ihren eigenen Angaben. Schätzen Sie einfach, wie lange Sie heute für die einzelnen Aufgaben brauchen.
Ihre Büro-Zeit nach Ihren Angaben
0 Std. / Monat
≈ 0 Std. pro Woche
So wird gerechnet:
(Briefe/Woche × Minuten × 4,33 + Rechnungen × Minuten) ÷ 60 + Sonstiges × 4,33
4,33 = durchschnittliche Wochen pro Monat. Es fließen keine Annahmen von mir ein.
Diese Zeit können Sie künftig auf der Baustelle, beim Kunden oder mit der Familie verbringen. Mit wie viel Kontingent ich dieselben Aufgaben erledige, klären wir im Erstgespräch.
Arbeitsweise
Digital, regional, persönlich
Teilautomatisiert
Wiederkehrende Handgriffe erledigen moderne, teilautomatisierte Abläufe. So bleibt mehr Zeit für das, was Fingerspitzengefühl braucht – und jede Entscheidung trifft ein Mensch.
Aus der Region
Für Handwerksbetriebe im Raum Geilenkirchen und im Kreis Heinsberg – bei Bedarf sitzen wir uns auch persönlich gegenüber.
Ein fester Ansprechpartner
Sie haben es immer mit mir zu tun, Daniel Schmitz – kein Callcenter, keine wechselnden Zuständigkeiten.
Datenschutz ernst genommen
Vor dem Start schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Ihre Unterlagen werden vertraulich behandelt.
FAQ
Häufige Fragen
Sie scannen Ihre Briefpost einfach einmal am Tag, wann es Ihnen passt (zum Beispiel abends, spätestens bis 8 Uhr morgens), als PDF – mit dem Smartphone, einer Scan-App oder einem Bürodrucker – und schicken sie mir. E-Mails können Sie per Weiterleitung übergeben. Die Einrichtung machen wir bei einem Termin vor Ort gemeinsam und testen sie direkt.
Da ich in Ihrem Auftrag mit personenbezogenen Daten arbeite (z. B. Kundendaten auf Rechnungen), schließen wir vor Beginn einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Darin ist geregelt, wie Ihre Daten verarbeitet, gespeichert und geschützt werden.
Laufzeit und Kündigungsfristen vereinbaren wir nach Absprache – passend zu Ihrem Betrieb.
Zeichnet sich ab, dass das Kontingent knapp wird, melde ich mich rechtzeitig. Dann entscheiden Sie, ob wir das Paket wechseln oder zusätzliche Stunden nach Absprache vereinbaren.
Nicht unbedingt. Im Erstgespräch schauen wir, welche Programme Sie heute nutzen, und finden einen Weg, wie die Zusammenarbeit damit gut funktioniert.
Für inhabergeführte Handwerksbetriebe mit bis zu 15 Mitarbeitern – zum Beispiel Tischlereien, Elektro-, Dachdecker- und SHK-Betriebe, KFZ-Werkstätten sowie Garten- und Landschaftsbau im Raum Geilenkirchen / Kreis Heinsberg.
Kontakt
Lassen Sie uns über Ihr Büro reden.
Schreiben Sie mir kurz, wo es bei Ihnen hakt. Ich melde mich und wir vereinbaren ein unverbindliches Erstgespräch.
Das Formular sendet nichts an einen Server: Es öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht, die Sie vor dem Absenden prüfen können.